Le dépôt des comptes annuels est une procédure obligatoire pour la majorité des entreprises, le document doit être déposé au sein du Greffe du tribunal de commerce proche du siège social de la société. Comment réaliser le dépôt et quels sont les pièces à présenter? Dans quels délais faut-il effectuer cette procédure? Existe-t-il des sanctions en cas de manquement à cette obligation? Découvrez ici les réponses à vos questions.
Qu’est-ce qu’un dépôt des comptes annuels?
Comme il s’agit d’une obligation légale, les sociétés concernées par cette loi doivent impérativement la connaître et l’appliquer pour éviter les pénalités.
Définition du dépôt des comptes annuels
Il s’agit de remettre les comptes sociaux de l’entreprise auprès du greffe concerné à la suite de la clôture d’un exercice. Ces comptes incluent plusieurs documents comptables, qui varient selon le type de société. Toutefois, les comptes annuels, c’est-à-dire le bilan, le compte de résultat et éventuellement les annexes, doivent figurer dans la liste des pièces à adresser au greffe. Le dépôt de comptes annuels constitue une obligation légale régie par le Code du commerce.
Quels sont les sociétés concernées?
Les formes juridiques qui doivent obligatoirement effectuer le dépôt sont les suivantes :
- SARL (sociétés à responsabilité limitée) et EURL (entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée) ;
- SAS (Sociétés par actions simplifiées), SASU (Sociétés par actions simplifiées unipersonnelles), SCA (Société en commandite par actions) ;
- SA (Sociétés anonymes) ;
- SEL – Société d’exercice libéral – SELARL (à responsabilité limitée), SELAFA (à forme anonyme), SELCA (en commandite par actions), SELAS (par actions simplifiées) ;
- SNC (sociétés en nom collectif) ou SCS (Sociétés en commandite simple) associées à des SARL ou à des sociétés par actions ;
- Sociétés commerciales étrangères ayant une succursale en France ;
- Sociétés coopératives agricoles et unions coopératives agricoles ;
- Société européenne disposant d’un siège social en France.
À l’inverse, certains types de sociétés sont dispensés du dépôt de comptes annuels : ce sont les entreprises sous le régime de micro-BIC ou micro-BNC, ainsi que les entrepreneurs individuels, sauf les EIRL. Si vous appartenez à cette dernière catégorie, vous devez effectuer le dépôt des comptes annuels auprès du registre où vous avez déposé votre déclaration de patrimoine d’affectation.
Comment effectuer un dépôt des comptes annuels?
Il est nécessaire de passer par plusieurs étapes avant d’aboutir au dépôt des comptes.
Pour les sociétés à plusieurs associés, la première formalité consiste à effectuer une assemblée générale annuelle d’approbation des comptes. L’assemblée doit se faire dans un délai de 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable et s’organise sous forme d’une réunion avec les associés ou les actionnaires. En effet, approuver les comptes annuels est une démarche juridique permettant de définir une partie des documents demandés au dépôt des comptes annuels. Par la suite, il faut rédiger un procès-verbal de l’assemblée.
Pour les sociétés à associés uniques, la «décision d’approbation» a la même valeur qu’une assemblée.
À la fin de cette assemblée générale, les comptes doivent être déposés dans un délai de 1 mois au niveau du greffe du tribunal de commerce ou dans un délai de 2 mois si la procédure est faite par voie électronique.
Quand tous les documents sont prêts, le dépôt en soi peut être réalisé. La dernière étape consiste à rédiger une publication au BODACC ou bulletin officiel des annonces civiles et commerciales confirmant l’acte du dépôt. Cependant, certaines sociétés peuvent effectuer une déclaration de confidentialité pour limiter la publication publique de leurs comptes annuels.
N.B. : Le coût du dépôt peut varier selon la voie du dépôt (direct, par correspondance ou en ligne).
Quels sont les documents à fournir pour un dépôt de comptes annuels
Les documents à prévoir pour un dépôt des comptes annuels sont les suivants :
- Un bilan témoignant les avoirs et les dettes;
- Le compte de résultat, soit les recettes et les dépenses;
- Les annexes portant des explications supplémentaires sur le bilan et le compte de résultat;
- Le rapport du commissaire aux comptes ;
- Le procès-verbal de l’assemblée générale d’approbation des comptes ;
- Les comptes consolidés ;
- Un rapport sur la gestion du groupe pour les sociétés appartenant à un groupe ;
Il est à noter que selon le statut de votre société, des documents supplémentaires peuvent être requis pour un dépôt de comptes annuels. Par exemple, les sociétés cotées sont tenues d’apporter un rapport annuel de gestion. En revanche, certaines sociétés ne sont pas obligées de présenter l’intégralité des documents suscités. Pour les petites entreprises comptant moins de 10 salariés, avec un bilan inférieur à 350000 € ou un chiffre d’affaires net de moins de 700000 €, il n’est pas nécessaire de joindre une annexe aux comptes de résultats.
En cas de retard ou de non-dépôt, quelles seraient les sanctions?
Dans un cas de simple retard, la société recevra régulièrement des lettres de relance venant du greffe du tribunal de commerce. Il y aura une injonction de dépôt de comptes sociaux sous astreintes. Celles-ci correspondent à 2 % du chiffre d’affaires hors-taxes à payer par jour de retard au Trésor public. Ensuite, si la société ne réagit pas, elle sera sanctionnée par une amende de 1500 €.
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