La clôture de l’exercice comptable fait partie des obligations de l’entreprise, car elle permet d’établir une périodicité dans la tenue de la comptabilité. De quoi s’agit-il réellement? Quels sont les documents requis? Suivez toutes nos explications sur cette procédure et les obligations qui en découlent.
Comment clôturer un exercice comptable?
Chaque entreprise est tenue de réaliser la clôture des comptes à la fin de chaque exercice. Cette procédure s’effectue à une période définie en suivant des étapes précises.
Clôture comptable : de quoi s’agit-il ?
La clôture comptable consiste à marquer un arrêt dans l’enregistrement des comptes d’une entreprise. Les écritures ainsi figées vont servir de base pour établir les états financiers. La clôture comptable permet donc de rassembler toutes les pièces justificatives et d’effectuer le bilan financier de votre société. Elle concerne toutes les entreprises tenues de fournir une liasse fiscale à l’administration. Votre expert-comptable l’anticipe afin d’en faciliter la réalisation.
Cette procédure présente de nombreux avantages. Elle aide à apprécier la santé financière de votre entreprise à une date donnée, et permet d’ouvrir l’exercice suivant. Pour l’administration fiscale, elle sert à calculer l’impôt de manière précise.
Quand clôturer un exercice comptable?
L’exercice comptable dure 12 mois, elle peut coïncider avec l’année civile et s’achever au 31 décembre. Toutefois, vous pouvez caler votre exercice sur une autre période, en choisissant une date de fin plus pratique par rapport à vos activités, surtout si celles-ci sont soumises à une forte saisonnalité. Ainsi, il est possible de réaliser la clôture de l’exercice comptable et ses obligations à la fin d’un autre trimestre, par exemple le 30 septembre. Vous devez déterminer cette date lors de la création de l’entreprise. Cependant, vous n’avez pas le droit de clôturer l’exercice comptable à une date variable, mais vous pouvez modifier la date de clôture de l’exercice dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire (AGE).
Pour une entreprise nouvellement constituée, à titre exceptionnel, la durée du premier exercice peut atteindre 24 mois, mais sans dépasser 2 fois la date du 31 décembre.
Par ailleurs, les entreprises relevant du régime des bénéfices non commerciaux (BNC), c’est-à-dire les professions libérales (ex : infirmier libéral) doivent impérativement clôturer leur exercice au 31 décembre.
Quelles étapes pour clôturer un exercice comptable?
Pour clôturer un exercice comptable, vous devez passer par trois étapes :
- Le solde des comptes de produits et des charges : pour vérifier l’actif et le passif et calculer les bénéfices ou les pertes subies ;
- L’arrêt du grand-livre : pour stopper les mouvements sur les comptes de bilan et rechercher le solde définitif sur chacun des comptes ;
- L’arrêt des écritures des journaux : pour comparer les colonnes de débit et de crédit de chaque journal avec la balance comptable définitive après l’inventaire.
Quels sont les documents à établir à la fin d’un exercice?
La clôture d’un exercice comptable engendre plusieurs obligations, et nécessite notamment de produire certains documents.
Les pièces justificatives
Les pièces justificatives doivent être conservées sur 10 ans par l’expert-comptable. Elles servent à prouver la sincérité des écritures et des états financiers. Cela inclut essentiellement les factures, les bulletins de salaire et les relevés bancaires.
Le bilan comptable
Ce document comporte les actifs et les passifs de votre entreprise. Ainsi, il permet de visualiser :
- Les immobilisations ;
- Les créances ;
- Les dettes ;
- La trésorerie ;
- Les capitaux propres de l’entreprise.
Sa production est obligatoire et vous permettra d’optimiser votre gestion financière pour l’année suivante (nouveaux recrutements, campagnes de publicité).
Le compte de résultat
Ce document permet d’afficher votre chiffre d’affaires sur l’année. Il expose l’ensemble des produits et des charges de votre entreprise sur l’exercice. Cela vous indiquera si vous avez réalisé des bénéfices ou subi des pertes.
Il aide donc l’administration fiscale à vérifier vos bénéfices et déficits. Il permet aussi de présenter la synthèse des comptes aux actionnaires de l’entreprise et éventuellement d’attirer de nouveaux investisseurs.
L’annexe comptable
À la fermeture de l’exercice comptable, la production de ce document est obligatoire uniquement pour les entreprises commerçantes. L’annexe comptable offre un complément d’information au compte de résultat et au bilan. Elle contient notamment les informations sur le crédit-bail, les modalités d’amortissement des primes de remboursement ou encore les explications sur les charges à payer.
La liasse fiscale
Il s’agit de l’ensemble des déclarations fiscales à produire pour le fisc. Elle permet d’arrêter la somme due au titre d’impôts. Ce document doit être télétransmis 3 ou 4 mois après la fin de l’exercice.
Le fichier des écritures comptables (FEC)
Elle est obligatoire si :
- Vous utilisez un système informatisé de comptabilité ;
- Votre entreprise fait l’objet d’une vérification de comptabilité ;
- Votre entreprise est soumise à l’impôt sur le revenu ou l’impôt sur les sociétés.
Ainsi, sont exclus les sociétés civiles immobilières et les micro-entrepreneurs.
Maintenant, vous savez l’essentiel sur la clôture d’un exercice comptable et les obligations y afférentes.
