Toutes les entreprises peuvent choisir entre gérer leur comptabilité en interne ou faire appel à des spécialistes externes. La gestion comptable interne comprend des avantages et des inconvénients qu’il est préférable d’analyser selon la nature de l’activité et la taille de l’entreprise. Comment gérer la comptabilité en interne ? Quels sont les points forts et les points faibles de ce type de gestion ?
Quelles options pour gérer sa comptabilité ?
Les entreprises ont le choix de gérer leur comptabilité de différentes manières, soit en faisant appel à un expert-comptable externe ou à un centre de gestion agréé (CGA), soit en procédant à la gestion comptable en interne, idéalement à l’aide d’un membre du personnel compétent et d’un logiciel de comptabilité adapté.
La gestion comptable interne est conseillée pour les sociétés d’au moins 25 salariés, pour lesquelles il est rentable d’engager à temps partiel ou à temps plein un comptable pour l’entreprise. Pour les petites sociétés avec peu de salariés, il est préférable de gérer cet aspect à l’aide d’une solution alternative plus économique.
À noter : la gestion des paies ne fait pas nécessairement partie des responsabilités d’un comptable interne ou externe. Par exemple, même si votre gestion comptable est effectuée en externe, il est possible d’effectuer la gestion des paies en interne, ou inversement.
La comptabilité d’entreprise doit être gérée à l’aide d’un plan comptable. Ce plan doit inclure les documents essentiels et obligatoires, tels que le livre-journal, le grand livre et l’inventaire. À la fin de chaque exercice comptable, le spécialiste doit également être en mesure de fournir et de déposer les comptes annuels au greffe du tribunal de commerce, à savoir :
- Le compte de résultat ;
- Le bilan comptable ;
- Et les annexes.
Quels sont les avantages de la gestion comptable en interne ?
La gestion comptable est une obligation pour toutes les entreprises en France, à l’exception des microentreprises. C’est pourquoi, il est indispensable d’engager un spécialiste en interne ou en externe.
La gestion comptable interne permet d’avoir accès aux comptes en temps réel et d’assurer le suivi de toutes les opérations de l’entreprise au quotidien, et notamment des entrées et des sorties d’argent. C’est également une excellente manière de garantir la confidentialité de vos comptes.
D’autre part, gérer la comptabilité d’entreprise en interne vous permet d’être 100% autonome et d’associer les résultats de vos comptes à d’autres systèmes de gestion et de management simplement, pour une meilleure fluidité dans l’organisation des informations. Cela vous permet par exemple d’avoir un aperçu en direct des créances non réglées par les clients ou de vos dettes envers les fournisseurs.
Selon la taille de votre entreprise, la gestion en interne peut également permettre de faire des économies. Ceci est notamment valable pour les très grandes entreprises.
Pour optimiser la gestion comptable en interne, il est fortement recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité fiable et efficace.
Quels sont les inconvénients de la gestion comptable en interne ?
Gérer sa comptabilité d’entreprise en interne peut cependant présenter quelques inconvénients. Le principal inconvénient réside dans le fait qu’il faut être certain de pouvoir faire confiance à la personne responsable de cette tâche. En effet, en cas d’erreur, et notamment en cas d’erreur grave, la responsabilité d’un expert-comptable externe peut être engagée. Néanmoins, si votre comptabilité est réalisée en interne, l’entreprise est 100% responsable.
Attention également à bien respecter les lois concernant la comptabilité professionnelle. Vos comptes sont idéalement vérifiés par un cabinet comptable ou un centre de gestion pour un contrôle de conformité.
Enfin, si le dirigeant lui-même assure la gestion de la comptabilité, cela peut lui faire perdre beaucoup de temps et l’empêcher de se dédier à son travail.
Comment gérer sa comptabilité en interne ?
Pour éviter les erreurs, la gestion comptable interne est idéalement effectuée par 2 salariés. Ce système vous permet non seulement d’avoir toujours une personne à son poste en cas d’arrêt maladie ou de départ par exemple, mais aussi de leur permettre de vérifier mutuellement le travail de chacun.
Attention : il est nécessaire de former ses comptables en continu. En effet, les législations évoluent et il est indispensable de se tenir au courant des nouvelles règles de comptabilité, aussi bien pour diminuer ses charges que pour éviter d’être en faute.
Pour une gestion comptable interne optimale, l’entreprise doit investir dans un logiciel. Le logiciel permet non seulement de gagner du temps, mais peut également vous aider à réduire les risques d’erreurs. D’autre part, toutes les informations sont accessibles en quelques clics.
À noter : il est indispensable d’opter pour un logiciel adapté à l’activité et à la taille de la société. D’ailleurs, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent désormais enregistrer les paiements sur logiciel de gestion ou un système de caisse sécurisé et certifié.
Sachez qu’il est également possible de gérer sa comptabilité à l’aide d’un gestionnaire en ligne ASP.
