Les pénalités de retard sont indispensables pour protéger votre entreprise contre les retards de paiements, qui peuvent entraîner des problèmes de trésorerie ainsi qu’un ralentissement de l’organisation générale de votre société. Si les pénalités de retard doivent être dissuasives, il est important de savoir comment procéder à leur calcul, et sous quelles conditions. De la fixation du délai de paiement à la réalisation des calculs des pénalités en question, voici ce qu’il y a à savoir à ce sujet.
À partir de quand un client est-il en retard de paiement ?
Avant d’effectuer les calculs des pénalités de retard, il est important de savoir à partir de quel moment votre client a dépassé les délais de recouvrement de sa facture. Précisons que le délai en question peut être soit négocié à l’avance, soit considéré comme « standard » : dans ce cas de figure, deux options sont possibles.
Si le paiement de la facture est comptant, alors votre client doit vous régler sa note le jour de la réalisation de votre prestation de service, ou de la livraison de votre marchandise. Au contraire, si le paiement est réglé d’une autre manière, et qu’aucune négociation n’a été réalisée, alors votre client dispose de 30 jours pour régler sa facture à partir du moment où la livraison du bien ou de la prestation de service a été réalisée.
Il est cependant possible de négocier le délai de paiement avec votre client, et dans ce cas, cette mention doit apparaître dans vos conditions de vente ainsi que dans votre facture. Deux délais sont alors possibles :
- 60 jours après livraison ;
- 45 jours fin de mois.
Précisons également que si le paiement est réalisé après la réception, alors votre débiteur disposera d’au moins une semaine pour régler sa note, et la date limite de paiement devra avoir fait l’objet d’une négociation préalable, comme stipulé ci-dessus.
Le taux d’intérêt légal, c’est quoi ?
Entrons dans le vif du sujet ! Le taux d’intérêt légal est la première pénalité qui s’applique à votre client en cas de retard de paiement de sa facture. Il s’agit d’une mention obligatoire, qui doit impérativement apparaître sur l’ensemble de vos factures.
Le taux d’intérêt légal constitue donc une pénalité appliquée par jour de retard de paiement, et qui s’exprime en pourcentage du montant total TTC de la facture concernée. Il n’est pas possible de créer un taux d’intérêt au hasard, plusieurs règles doivent être scrupuleusement suivies.
Le taux d’intérêt légal applicable par les entreprises est défini en fonction du taux directeur de la Banque Centrale Européenne (BCE), qui est mis à jour de manière semestrielle. À ce taux directeur, vous devrez ajouter une majoration de 10 points. Par exemple, si le taux actuel est de 0,05 %, alors votre taux d’intérêt pour retard sur facture sera de 10,05 %. Il s’agit du montant maximal possible de votre taux, et un minimum doit être respecté : celui-ci correspond à trois fois le montant du taux directeur de la BCE. Ainsi, en reprenant notre exemple d’un taux de la BCE à 0,05 %, cela signifie que vous pourrez appliquer un taux d’intérêt légal compris entre 0,15 % (3 x 0,05) et 10,05 %.
Comment faire les calculs des pénalités de retard ?
Tout d’abord, il nous faut aborder la question des frais de recouvrement. Ces derniers, aussi appelés « indemnités forfaitaires » correspondent à 40 euros qui doivent vous être versés par votre client en retard sur son paiement, en plus du taux d’intérêt légal en vigueur. Cette indemnité, valable entre professionnels uniquement, n’est pas soumise à la TVA, et vous est due dès le premier jour de retard de paiement. Précisons à ce stade que cette indemnité est à prendre en compte dans les calculs des pénalités de retard pour chacune des factures concernées : si votre client est en retard de paiement sur plusieurs factures, alors celui-ci vous devra 40 euros pour chacune d’entre elles. Cette indemnité est une obligation légale, qui doit ainsi être précisée dans vos conditions générales de vente ainsi que dans vos factures. Vous pouvez toutefois décider de ne pas l’appliquer, si vous le souhaitez.
Ainsi, les calculs des pénalités de retard de paiement devront prendre en compte les éléments suivants :
- L’indemnité forfaitaire ;
- Le taux d’intérêt légal ;
- Le nombre de jours de retard.
De ce fait, vous devrez utiliser la formule qui suit : Montant des pénalités de retard = Indemnité forfaitaire + (nombre de jours de retard/365) x (taux d’intérêt x montant de la facture).
Prenons ainsi l’exemple d’une facture :
- D’un montant de 110 euros ;
- Dont le règlement a 20 jours de retard ;
- Avec un taux d’intérêt de 10,05 % ;
- Comprenant l’indemnité de 40 euros.
Celle-ci sera calculée alors de la manière suivante : 40 euros + (20 jours/365) x (10,05 % x 110 euros) = 40,6 euros.
