La comptabilité fournisseur est un élément comptable indissociable de votre comptabilité générale, à laquelle il convient d’apporter une attention toute particulière. En effet, la comptabilité fournisseur possède une utilité bien réelle pour la sérénité de votre entreprise, qu’il est important de considérer avec la plus grande attention. Vous trouverez dans cet article des informations pratiques nécessaires pour comprendre toute l’importance de l’utilité de la comptabilité fournisseur. Bonne lecture !
En quoi consiste la comptabilité fournisseur ?
Voici quelques informations préalables vous permettant de comprendre l’utilité de la comptabilité fournisseur.
Définition
La comptabilité fournisseur se trouve être l’exact opposé de la comptabilité client : il s’agit de l’ensemble des opérations comptables réalisées afin de payer, ordonner, contrôler et classer les différents paiements de votre entreprise envers ses fournisseurs. Ces derniers peuvent être de toutes natures. Il peut en effet s’agir de fournisseurs de matières premières ou encore de prestations de services nécessaires pour le bon fonctionnement de votre entreprise par exemple.
Habituellement, cette partie de la comptabilité de votre entreprise est soit rattachée à la comptabilité générale, soit fait partie d’un service à part, ce qui est souvent le cas dans les très grandes entreprises. La comptabilité fournisseur est ainsi réalisée par votre comptable général, ou par un comptable fournisseur s’occupant uniquement des missions liées à ce secteur d’activité de votre entreprise.
La comptabilité fournisseur, la saisie de ses écritures comptables et le paiement des factures sont généralement réalisées via des logiciels comptables dédiés, qui permettent d’automatiser des paiements, enregistrer et saisir des factures, ou encore d’effectuer un suivi des différentes données comptables imputables à ce secteur.
Quelles sont les tâches inhérentes à la comptabilité fournisseur ?
Ce type de comptabilité est composé de nombreuses tâches courantes réalisées par les comptables fournisseurs. Nous pouvons, par exemple, citer :
- Le traitement des abonnements ;
- La gestion des contrats ;
- La gestion des immobilisations ;
- La réalisation de clôtures de bilans ;
- Le suivi des comptes fournisseurs ;
- Le suivi des charges constatées d’avance ;
- L’écriture comptable fournisseur ;
- La justification des comptes ;
- Le paiement des factures fournisseurs.
Quels sont les comptes comptables associés ?
Le compte fournisseur est représenté par le numéro 401 au sein des journaux comptables. Pour réaliser des écritures comptables à partir ou vers le compte 401, vous serez amené à opérer des transactions avec les comptes suivants :
- 607 : Achat de marchandises ;
- 6063 : Achat de fournitures d’entretien et de petit équipement ;
- 6211 : Personnel intérimaire ;
- 6061 : Achat de fournitures non stockables ;
- 628 : Autres services extérieurs – Divers ;
- 6064 : Achat de fournitures administratives ;
- Etc.
Quelle est l’utilité de la comptabilité fournisseur ?
Découvrez l’utilité pratique de la tenue de comptes fournisseurs dans les règles de l’art.
Une gestion générale plus fiable
Rappelons que la comptabilité fournisseur doit gérer les dépenses de votre entreprise : les fournisseurs vous apportent un service ou des matières premières qui seront à l’origine, après transformation, des recettes de votre entreprise. Il s’agit de ce fait d’un élément de gestion très important, car sa maîtrise et son optimisation permettent de surveiller les éventuelles incohérences de prix, de délais de livraison, ou de tout autre élément pouvant impacter négativement votre rentabilité. La tenue d’une comptabilité fournisseur sérieuse et critique apporte ainsi davantage de sécurité à votre entreprise, en renforçant l’efficience de la gestion des approvisionnements.
L’amélioration de la comptabilité générale
La comptabilité fournisseur, tout comme la comptabilité client, fait partie intégrante de la comptabilité générale de votre entreprise. De ce fait, la tenue d’une comptabilité fournisseur dans les règles de l’art vous permet d’optimiser la réalisation de vos bilans de clôture.
Se protéger des litiges
Au sein des grandes comme des petites entreprises, le litige avec un fournisseur peut s’avérer grave, surtout si votre comptabilité ne vous permet pas de prouver votre bonne foi et le règlement dans les temps des factures associées. Ainsi, la tenue d’une comptabilité fournisseur efficace possède une grande utilité pour la protection de votre entreprise contre ce type de problématiques.
Comment vérifier que la comptabilité fournisseur est performante ?
Comme vous pouvez le constater, la comptabilité fournisseur est composée d’une multitude de tâches précises : selon la taille de votre entreprise, le volume de factures saisies et de données comptables à surveiller peuvent s’avérer colossales. Puisque la tenue d’une comptabilité fournisseur fiable, sérieuse et en règle est essentielle pour toute entreprise, il est possible de définir des indicateurs de performances permettant de mesurer l’efficacité de votre service de comptabilité fournisseur. Ces indicateurs sont habituellement mis en place au sein de très grandes entreprises, où la charge de travail colossale que représente la gestion des comptes fournisseurs doit être optimisée au possible.
De ce fait, il est possible de surveiller plusieurs éléments, tels que la volumétrie des écritures comptables inscrites à l’heure, le délai moyen de traitement des factures, ainsi que la durée nécessaire pour l’archivage de ces documents, par exemple.
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