Lors de l’acquisition d’un bien ou d’un service pour votre entreprise, il peut arriver que la facture de ces derniers ne vous soit communiquée qu’au cours de l’exercice comptable suivant. Or, ces produits acquis doivent être inscrits dans votre comptabilité et figurer au sein de votre bilan. La facture non parvenue est ainsi un outil précieux pour vous aider à régulariser cette situation vis-à-vis de l’administration fiscale. Découvrez nos explications pour comprendre l’utilité d’une facture non parvenue.
Qu’est-ce qu’une facture non parvenue ?
Voici quelques explications pour appréhender la notion de facture non parvenue.
Comprendre la notion d’exercice comptable
Pour comprendre l’utilité ainsi que les caractéristiques d’une facture non parvenue, il est intéressant de rappeler brièvement ce qu’est un exercice comptable. Il s’agit de la durée durant laquelle une entreprise enregistre ses mouvements financiers via des écritures comptables : habituellement, un exercice dure 12 mois. Le principe d’indépendance des exercices, qui est une norme comptable importante, stipule que chaque charge et recette d’une entreprise doit être rattachée à l’exercice comptable qui les concernent. Ainsi, un bien qui a été reçu par votre entreprise à la fin de votre exercice comptable, mais que vous paierez au cours du prochain exercice, sera tout de même rattaché à l’exercice comptable en cours.
Les caractéristiques d’une facture non parvenue
C’est ici qu’entre en jeu l’utilité d’une facture non parvenue. Si vous avez acheté un produit à l’un de vos fournisseurs, que vous ayez accusé réception de celui-ci lors d’un exercice comptable, mais que votre vendeur ne vous a pas encore envoyé de facture, alors il est nécessaire d’établir une facture non parvenue. Ceci, dans le cas où la facture de votre fournisseur vous parviendra au cours de l’exercice suivant et que la clôture de votre exercice comptable en cours approche.
Cette opération de comptabilité vous permet de régulariser l’inscription du bien dans vos écritures comptables au cours de votre exercice, et de justifier l’absence de facture au moment de l’arrêt des comptes.
Quelle est la différence entre une facture à établir (FAE) et une facture non parvenue (FNP) ?
Si la facture non parvenue doit être éditée par l’acheteur d’un bien ou d’un service pour justifier l’entrée de cet actif dans sa société, la facture à établir, elle, dépend du fournisseur concerné. Celui-ci, qui n’a donc pas établi une facture au moment de la clôture de son exercice comptable, crée une facture à établir pour justifier les écritures comptables liées à la transaction : cette opération signifie que la facture concernée sera envoyée à l’acheteur au cours du prochain exercice comptable.
Comment réaliser les écritures comptables d’une facture non parvenue ?
Quelques explications utiles pour la comptabilité d’une facture non parvenue.
Quelle est la différence entre des charges constatées d’avance et une facture non parvenue ?
Avant toute chose, il est important de distinguer la notion de facture non parvenue de celle d’une charge constatée d’avance. Cette dernière notion renvoie à un instant de votre exercice comptable où une facture a été reçue avant la clôture, mais que la prestation de service ou le bien vous sera livré après l’ouverture de l’exercice suivant.
Le classement des factures non parvenues dans la comptabilité
Une fois inscrite via les écritures comptables, la facture non parvenue doit être rattachée au passif dans le bilan comptable : cela signifie que le montant de la facture concernée est considéré comme une dette à régler au moment de la clôture de l’exercice. On classe les factures non parvenues dans la catégorie des « dettes fournisseurs et des comptes rattachés ». Ensuite, ces documents justificatifs doivent être intégrés à l’annexe comptable, et organisés en fonction de l’échéance de paiement prévue qui aura lieu au cours du prochain exercice.
Les écritures comptables des factures non parvenues
Comme précisé précédemment, l’ensemble des charges et produits doivent être rattachés à l’exercice comptable qui les concerne. Il est donc essentiel de réaliser l’écriture comptable d’une facture non parvenue pour justifier l’acquisition d’une marchandise ou d’un service dans votre comptabilité. De ce fait, il vous faut utiliser les comptes dédiés aux factures non parvenues (FNP), c’est-à-dire :
- Le compte 408 : Fournisseurs FNP ;
- Le compte de charge (6) ;
- Le compte 44586 TVA à régulariser.
Le compte fournisseur – factures non parvenues, peut se décomposer en trois sous-comptes :
- Le 4081 : Fournisseurs de biens et de services ;
- Le 4088 : Intérêts courus de fournisseurs ;
- Le 4084 : Fournisseurs d’immobilisations.
Ainsi, l’écriture comptable des factures non parvenues va s’opérer comme ceci : le compte 408 va être crédité depuis les comptes de charge de classe 6 (montant hors taxes) ainsi que du compte de la TVA à régulariser 44586, qui correspond au montant de la TVA à récupérer (si applicable).
